• A
  • A
  • A
  • АБВ
  • АБВ
  • АБВ
  • А
  • А
  • А
  • А
  • А
Обычная версия сайта

Самостоятельное добавление публикаций в базу. Памятка для сотрудников

Уважаемые коллеги,

прежде чем Вы приступите к работе, просим вас прочитать очень короткое описание наиболее распространенных ошибок. Ваша особая внимательность на перечисленных «скользких» местах поможет минимизировать количество таких ошибок (и сократит ваши усилия по их исправлению).



!!! Пожалуйста, обратите внимание: если Вы вносите изменения в уже добавленную публикацию
, на сайте эти изменения видны не сразу. База публикаций обновляется несколько раз в сутки, поэтому необходимо подождать какое-то время, прежде чем внесенные исправления появятся на Вашей личной странице и в базе публикаций.



Создание дублей

Прежде чем ввести в базу публикацию, убедитесь, что ее нет в базе (особенно если вы вводите главу книги – обязательно проверьте, есть ли данная книга в базе).

Для этого в поле «Поиск» введите название публикации. НО: если название длинное, лучше вводить его не целиком, а отдельными словами/словосочетаниями (попробуйте несколько вариантов). Иногда случайно введенный лишний пробел в название не позволит Вам найти нужную публикацию.

Например, Вы вводите название целиком: Материалы VII ежегодной международной научно-практической конференции "Язык и коммуникация в контексте культур" и не находите ее в базе. А она введена как Язык и коммуникация в контексте культуры: материалы VII Международной научно-практической конференции, 21-22 мая 2012 г.

Книга одна и та же, но Вы, не найдя ее по поиску, вводите ее еще раз - и получается ненужное дублирование. В поиск можно вбить, например, «Язык и коммуникация», тогда Вам будут предложены варианты названий, содержащие данную фразу. Из них нужно выбрать ту книгу, которая по описанию совпадает с Вашей. Если таких нет, смело создавайте новую публикацию.

ВАЖНО: вводить название необходимо так, как указано в выходных данных книги (см. образец - https://portal.hse.ru/newp/output)!
Если Вы уверены, что у книги, ранее добавленной в базу, название введено неправильно и отличается от того, что указано в выходных данных книги, напишите нам: publications@hse.ru (не забудьте указать неправильное название, правильное и приложить скан (фото) с выходными данными книги).


Уважаемые коллеги,
если Вам нужно к уже введенной в базу публикации добавить проект,  а у Вас по каким-то причинам не получается это сделать, пожалуйста, не создавайте новую публикацию (дубль), напишите нам - мы поможем! (publications@hse.ru). 


При вводе статьи не нашли название журнала

Здесь может быть несколько вариантов:

  • Такого журнала просто не существует. Вы ошибочно приняли книгу за журнал. Это самая распространенная ошибка.

ВАЖНО: Пожалуйста, обратите внимание на то, что сборники по итогам конференций, круглых столов и пр. – это книги, а не журналы (периодические издания). По этой причине Вы не можете найти название журнала в предлагаемом перечне портала. Вам необходимо для данной публикации заполнить формы КНИГА + ГЛАВА.

  • Вы неправильно вводите название журнала.

Например, журнал называется Психологическая наука и образование, а вы вводите Электронный журнал «Психологическая наука и образование». Конечно, система поиска не найдет вам нужное название.

Обратите внимание: не все научные журналы есть в нашей базе журналов. Мы просто не можем знать всех названий, поэтому пополняем наш список постоянно. Если Вы ввели название журнала в строку поиска, но журнала не оказалось, то Вам нужно вписать название в строку ниже "Другой журнал". Публикации, в которых заполнено данное поле, попадают в специальную выборку. Наши редакторы просматривают такие публикации и проверяют, действительно речь идет о научном журнале, а не о книге или о издании СМИ. Если журнал научный, то мы добавлем его в общий спиоск, о чем Вы получите письмо с уведомлением: "Название журнала перенесено из поля "другое" в основное". После этого, при вводе новой статьи, напечатанной в данном журнале, Вы уже сможете найти издание в списке журналов базы публикаций.


Ошибка при вводе информации

НЕЛЬЗЯ: в название журнала вводить в таком виде: Российская история, №2, стр. 37-51

Для номера (выпуска) и страниц есть специальные поля.


Недостаточно информации для данной публикации

Пожалуйста, не забывайте вводить важную информацию:

  • Для статей в журналах (номер журнала, страницы (если это не электронный ресурс)
  • Для книг (всех авторов данной книги (а не только себя), редакторов, место издания, издательство)
  • Для глав книг (всех авторов (а не только себя), страницы)
ВАЖНО: Обращаем Ваше внимание на то, что для новых публикаций (начиная с 2012 г.) ОБЯЗАТЕЛЬНЫМИ для  заполнения являются поля «Аннотация» и «Ключевые слова». Для публикаций более раннего периода заполнение этих полей желательны.


Не удается перевести публикацию в статус ГОТОВО (активировать публикацию)

Скорей всего Вы забыли заполнить все обязательные поля. Как только Вы внесете всю необходимую информацию (обязательные поля будут подсвечены красным), Вы сможете активировать публикацию.

Если у Вас не получилось активировать публикацию из-за ввода ключевых слов, проверьте, правильно ли Вы их вводили: ключевые слова являются обязательными для заполнения. Вбить ключевое слово в поле недостаточно. Это всего лишь форма поиска. Нужно нажать Enter и в появившемся окне выбрать нужное ключевое слово. Если слова нет - создать новое, нажав соответствующую кнопку.


Добавленная в базу публикация не появилась на личной странице сотрудника или в базе публикаций

Какими могут быть причины:

  1. Публикация добавлена с пометкой "на рецензии". Такие работы формально пока не являются публикациями, поэтому на сайт не выводятся (остаются только в личном кабинете). 
  2. При добавлении авторов Вы могли забыть добавить себя. Проверьте, есть ли Ваша фамилия в форме публикации.
  3. Если Вы поставили пометку "Спрятать, но использовать в отчетах", публикация не появится в общей базе. Она будет видна только на личной странице без активной ссылки.
  4. Возможно, Вы забыли активировать публикацию: перевести ее из статуса "Черновик" в "Готово".

 


Проверка внесенных в базу публикаций редакторами портала


Редактор базы публикаций выборочно просматривает добавленные в базу публикации. Если публикация введена неверно или неполно, редактор пишет сотруднику, вводившему эту публикацию, что именно нужно исправить или добавить. При отсутствии отклика сотрудники портала вправе самостоятельно исправлять или (когда не удаётся найти нужные сведения) удалять неправильно введённые публикации. 

ВАЖНО: Если один и тот же автор (или ответственный от подразделения) систематически заполняет формы с ошибками и не реагирует на письма с замечаниями редактора, то для него закрывается доступ к самостоятельному добавлению публикаций (и он должен использовать вариант с отправкой форм на адрес publications@hse.ru).


 

Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!